Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

J. Pennings Beheer B.V., handelend onder de naam Pennings ICT, biedt Ceresys aan en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens bij het bezoek aan ceresys.nl en bij contact over onze dienstverlening. In deze verklaring bedoelen we met ‘wij’ en ‘PenningsICT’ deze onderneming.

Deze verklaring gaat over de openbare website en het contact dat daaruit volgt. De verwerking van personeelsgegevens in de Ceresys-applicatie lichten we toe bij Gebruik van de Ceresys-applicatie.

2. Welke gegevens gebruiken we?

• Bij websitebezoek: uw IP-adres en technische verzoekgegevens, zoals de opgevraagde pagina, het tijdstip en browserinformatie. Deze gegevens zijn nodig om de website naar uw browser te sturen en kunnen in serverlogbestanden terechtkomen.
• Bij contact of een demoaanvraag: uw naam, e-mailadres, eventuele bedrijfsnaam en telefoonnummer, de inhoud van uw bericht en onze correspondentie.
• Bij een zakelijke overeenkomst: contactgegevens van uw organisatie en contactpersonen, afspraken en gegevens die nodig zijn voor facturatie en administratie.

De knop om een demo aan te vragen opent uw eigen e-mailprogramma. De website verstuurt daarmee nog geen bericht: u kiest zelf welke informatie u per e-mail met ons deelt. Stuur geen wachtwoorden, identiteitsbewijzen of personeelsdossiers mee met een algemene vraag.

3. Waarom mogen we deze gegevens gebruiken?

• Website aanbieden en beveiligen: voor ons gerechtvaardigd belang om een werkende en veilige website te leveren, storingen te onderzoeken en misbruik te voorkomen. Daarbij wegen we uw privacybelang mee.
• Vragen beantwoorden en demo’s organiseren: om op uw verzoek stappen te zetten voor een mogelijke overeenkomst. Wanneer u namens een organisatie contact opneemt, baseren we dit op ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te behandelen.
• Dienstverlening en klantcontact: om een overeenkomst met u uit te voeren, of op basis van ons gerechtvaardigd belang om contact te onderhouden met de organisatie waarvoor u werkt.
• Wettelijke administratie: om te voldoen aan verplichtingen die bijvoorbeeld voor onze financiële administratie gelden.

Het verstrekken van contactgegevens is vrijwillig. Zonder een bereikbaar e-mailadres of telefoonnummer kunnen we uw vraag of demoaanvraag mogelijk niet behandelen. Een demoaanvraag is op zichzelf geen toestemming voor een nieuwsbrief.

4. Cookies en externe diensten

De openbare website bevat geen eigen trackingcookies, advertentiepixels of analyticscode. Er is geen account nodig om de website te lezen. De Ceresys-applicatie heeft een afzonderlijke inlogomgeving.

Voor de opmaak haalt de website lettertypen op bij Google Fonts. De homepage haalt daarnaast pictogrammen op via cdnjs van Cloudflare. Uw browser maakt daarvoor rechtstreeks verbinding met deze aanbieders. Zij ontvangen daardoor uw IP-adres en technische verzoekgegevens, zoals browserinformatie en mogelijk de verwijzende website.

Dit zijn externe verzoeken, ook wanneer daarbij geen cookies worden geplaatst. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van Google en de privacyverklaring van Cloudflare. Deze aanbieders kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; hun verklaringen beschrijven de toepasselijke doorgiftewaarborgen.

5. Met wie delen we gegevens?

Voor het aanbieden van de website, e-mail en onze administratie kunnen hosting-, IT- en e-maildienstverleners gegevens namens ons verwerken. Zij krijgen alleen toegang voor zover dat nodig is voor hun werkzaamheden. Wanneer zij als verwerker optreden, leggen we afspraken over de bescherming van persoonsgegevens vast in een verwerkersovereenkomst.

Daarnaast kunnen we gegevens verstrekken wanneer een wettelijke verplichting dat vereist of wanneer dat noodzakelijk is om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen. De externe aanbieders die uw browser bij een websitebezoek benadert, staan hierboven vermeld.

Bij doorgifte door ons of onze verwerkers buiten de Europese Economische Ruimte moet een geldige AVG-grondslag voor die doorgifte bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen. U kunt via info@ceresys.nl informatie over de voor uw gegevens geldende waarborgen opvragen.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze gebruiken. Daarbij hanteren we de volgende criteria:

• Vragen en demoaanvragen: zolang nodig om uw vraag af te handelen en de bijbehorende afspraken en opvolging af te ronden.
• Klantcontact en overeenkomsten: gedurende de samenwerking en daarna voor zover nodig voor openstaande verplichtingen, een geschil of een wettelijke bewaarplicht.
• Administratie: gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn voor het betreffende document.
• Technische loggegevens: zolang nodig voor het beheer en de beveiliging van de website of het onderzoeken van een concrete storing of beveiligingsincident.

Voor gegevens bij externe aanbieders gelden ook de bewaartermijnen die zij in hun eigen privacy-informatie toelichten.

7. Hoe beschermen we gegevens?

We treffen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking. De website gebruikt HTTPS om de verbinding met uw browser te versleutelen. Toegang tot gegevens hoort beperkt te zijn tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Vermoedt u een beveiligingsprobleem of onjuist gebruik van uw gegevens? Meld dit via info@ceresys.nl, zodat we het kunnen onderzoeken.

8. Uw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie heeft u het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien en onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• gegevens te laten verwijderen of het gebruik ervan te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• gegevens die u zelf heeft verstrekt in een gangbaar digitaal formaat te ontvangen, wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• toestemming in te trekken wanneer een verwerking daarop is gebaseerd. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór het intrekken.

Stuur uw verzoek naar info@ceresys.nl. We kunnen aanvullende informatie vragen om vast te stellen dat het verzoek van u komt. We reageren in beginsel binnen één maand. Als een verlenging nodig is vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken, informeren we u binnen die maand over de reden en de verdere termijn.

Bent u niet tevreden over de manier waarop we met uw gegevens omgaan? U kunt contact met ons opnemen en u heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Via de openbare website nemen we geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen voor u hebben of u op een vergelijkbare manier aanmerkelijk treffen.

9. Gebruik van de Ceresys-applicatie

Gebruikt uw werkgever of opdrachtgever Ceresys voor personeelsbeheer, planning of urenregistratie? Uw organisatie bepaalt dan voor die personeelsgegevens het doel en de inrichting van de verwerking. PenningsICT verwerkt deze gegevens in opdracht, voor zover zij daarbij als verwerker optreedt.

De afspraken daarover horen bij de overeenkomst en de verwerkersovereenkomst met uw organisatie. Raadpleeg de privacy-informatie van uw werkgever of opdrachtgever voor onder meer de gebruikte gegevens, toegang, bewaartermijnen en eventuele koppelingen. Een verzoek over uw personeelsdossier kunt u bij die organisatie indienen; waar nodig ondersteunen wij haar bij de afhandeling.

10. Wijzigingen en contact

Wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert, passen we deze verklaring aan. De versiedatum staat bovenaan. Bij een belangrijke wijziging informeren we betrokkenen waar dat nodig is ook rechtstreeks.

Voor vragen over privacy kunt u schrijven naar info@ceresys.nl of naar het adres van PenningsICT hierboven.