Algemene voorwaarden

1. Aanbieder en toepasselijkheid

Ceresys wordt aangeboden door J. Pennings Beheer B.V., handelend onder de naam Pennings ICT. In deze voorwaarden betekent ‘PenningsICT’ deze onderneming en ‘klant’ de organisatie of ondernemer die Ceresys afneemt voor zakelijke doeleinden.

Deze voorwaarden zijn bedoeld voor zakelijke overeenkomsten over Ceresys, waaronder toegang tot de software en overeengekomen inrichting en ondersteuning. Ze gelden wanneer PenningsICT en de klant ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing verklaren en de klant ze kan inzien en bewaren.

Specifieke schriftelijke afspraken in de overeenkomst gaan voor op deze algemene voorwaarden. Voor de verwerking van persoonsgegevens gaan de afspraken in de verwerkersovereenkomst voor. Dwingend recht blijft steeds van toepassing.

2. Aanbod en overeenkomst

De website geeft algemene informatie over Ceresys. Welke modules, gebruikers, koppelingen en diensten worden geleverd, leggen PenningsICT en de klant vast in een offerte, opdrachtbevestiging of andere schriftelijke overeenkomst. Onder schriftelijk verstaan we ook e-mail.

Een overeenkomst komt tot stand door aanvaarding van een voldoende bepaald aanbod. Een vraag of aanvraag voor een gratis demo verplicht de aanvrager niet tot het afnemen van een betaald abonnement. Betaalde werkzaamheden en uitbreidingen worden vooraf afgesproken.

3. Toegang en zorgvuldig gebruik

De klant krijgt gedurende de overeengekomen looptijd een niet-exclusief gebruiksrecht voor de afgesproken modules en gebruikers binnen de eigen organisatie. De klant zorgt voor geschikte apparatuur, een internetverbinding en juiste gegevens over bevoegde gebruikers.

• Gebruikers houden hun persoonlijke inloggegevens geheim en delen geen accounts.
• De klant beheert toegangsrechten zorgvuldig en meldt het wanneer toegang moet worden ingetrokken of een account mogelijk is misbruikt.
• De klant gebruikt Ceresys rechtmatig en maakt geen inbreuk op rechten van anderen.
• Het is niet toegestaan de beveiliging te omzeilen, onbevoegd gegevens te benaderen of de werking van de dienst opzettelijk te verstoren.

Bij een concreet beveiligingsrisico of misbruik mag PenningsICT de betreffende toegang tijdelijk en voor zover noodzakelijk beperken. PenningsICT licht de klant daarover zo spoedig mogelijk in, tenzij dat een onderzoek of de beveiliging zou schaden.

4. Dienstverlening en beschikbaarheid

PenningsICT voert de afgesproken werkzaamheden zorgvuldig uit. De omvang van de ondersteuning, eventuele beschikbaarheidsgaranties, responstijden en herstelafspraken gelden zoals deze schriftelijk zijn overeengekomen.

Onderhoud, updates en storingen kunnen de beschikbaarheid tijdelijk beïnvloeden. PenningsICT informeert de klant waar redelijkerwijs mogelijk vooraf over gepland onderhoud dat merkbare gevolgen heeft en spant zich in om storingen te verhelpen.

Functionaliteit kan worden bijgewerkt. Een wijziging die de afgesproken kernfunctionaliteit wezenlijk beperkt, wordt vooraf met de klant besproken. Een vermelding op de website van toekomstige functionaliteit geldt niet als een leveringsafspraak.

5. Klantgegevens en uitkomsten

De klant blijft rechthebbende op de gegevens die de klant in Ceresys invoert en is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid, juistheid en actualiteit daarvan. PenningsICT gebruikt deze gegevens voor het uitvoeren van de overeenkomst en volgens de toepasselijke privacyafspraken.

De klant controleert roosters, registraties, berekeningen en exports voordat daarop besluiten of betalingen worden gebaseerd. De klant blijft verantwoordelijk voor de toepassing van arbeidsvoorwaarden, cao-afspraken en wettelijke verplichtingen binnen de eigen organisatie. Dit neemt de verantwoordelijkheid van PenningsICT voor de correcte uitvoering van haar eigen verplichtingen niet weg.

6. Koppelingen met andere diensten

Een koppeling is onderdeel van de dienstverlening voor zover deze is afgesproken. De klant zorgt voor de benodigde rechten, toegang en overeenkomsten met de betreffende derde partij.

Wijzigingen of storingen bij een externe dienst kunnen invloed hebben op de koppeling. Partijen bespreken welke aanpassing nodig is en spreken eventuele aanvullende werkzaamheden vooraf af. De verantwoordelijkheid van PenningsICT voor haar eigen werkzaamheden blijft bestaan.

7. Prijzen en betaling

Prijzen, de facturatiefrequentie en de betalingstermijn staan in de offerte of overeenkomst. Daarin staat ook of bedragen inclusief of exclusief btw zijn en welke aanvullende kosten van toepassing zijn. Een prijswijziging of meerwerk wordt alleen toegepast op basis van een geldige afspraak met de klant.

De klant meldt een betwiste factuur met een toelichting, zodat partijen de factuur kunnen onderzoeken. Bij te late betaling gelden de overeengekomen afspraken en de toepasselijke wettelijke regels. Deze voorwaarden voegen geen afzonderlijke boete, automatische prijsverhoging of afwijkende betalingstermijn toe.

8. Privacy en vertrouwelijkheid

Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij tijdens de samenwerking ontvangen vertrouwelijk. Zij delen deze alleen voor zover dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst en de ontvanger aan vertrouwelijkheid is gebonden, of wanneer openbaarmaking wettelijk verplicht is.

Wanneer PenningsICT namens de klant persoonsgegevens verwerkt, leggen partijen vóór die verwerking hun afspraken vast in een verwerkersovereenkomst. Die bevat onder meer afspraken over instructies, beveiliging, ingeschakelde verwerkers, beveiligingsincidenten, ondersteuning bij privacyverzoeken en het einde van de verwerking.

Voor het bezoek aan de openbare website en rechtstreeks contact met PenningsICT geldt de privacyverklaring.

9. Intellectueel eigendom

De intellectuele eigendomsrechten op Ceresys, de website, documentatie en bijbehorende materialen blijven bij PenningsICT of haar licentiegevers, tenzij schriftelijk anders is afgesproken. De klant ontvangt de gebruiksrechten die nodig zijn voor het overeengekomen gebruik.

Het is niet toegestaan software of materialen te kopiëren, door te verkopen of aan derden ter beschikking te stellen buiten het afgesproken gebruiksrecht, behalve voor zover de wet dit toestaat. Rechten op klantgegevens worden hierdoor niet aan PenningsICT overgedragen.

10. Aansprakelijkheid en overmacht

Partijen zijn verantwoordelijk voor het nakomen van hun eigen verplichtingen. Bij een tekortkoming meldt de betrokken partij deze schriftelijk en geeft zij, voor zover de wet dat vereist en herstel mogelijk is, een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen.

Voor aansprakelijkheid en schadevergoeding gelden de wettelijke regels en eventuele afzonderlijke, rechtsgeldig overeengekomen afspraken. Deze voorwaarden bevatten geen algemeen aansprakelijkheidsmaximum en sluiten aansprakelijkheid niet volledig uit.

Wanneer een partij door overmacht een verplichting niet kan nakomen, informeert zij de andere partij zo spoedig mogelijk over de oorzaak en de verwachte gevolgen. Partijen proberen de gevolgen te beperken. Hun wettelijke rechten bij overmacht blijven van toepassing.

11. Looptijd en beëindiging

De ingangsdatum, looptijd, eventuele verlenging en opzegtermijn worden in de overeenkomst vastgelegd. Deze voorwaarden voeren geen automatische verlenging of minimale abonnementsduur in.

Bij het einde van de samenwerking maken partijen afspraken over het beëindigen van de toegang, een eventuele overdracht of export van klantgegevens en het afwikkelen van openstaande verplichtingen. Voor teruggave of verwijdering van persoonsgegevens gelden de verwerkersovereenkomst en toepasselijke wettelijke verplichtingen. Eventuele aanvullende dienstverlening en kosten worden vooraf afgesproken.

12. Vragen, geschillen en wijzigingen

Vragen of klachten over Ceresys kunt u sturen naar info@ceresys.nl. Beschrijf wat er speelt, zodat partijen samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing, voor zover dwingend recht niet anders bepaalt. Een geschil kan worden voorgelegd aan de rechter die volgens de wettelijke regels bevoegd is.

PenningsICT kan een nieuwe versie van deze voorwaarden op de website plaatsen. Een nieuwe versie geldt niet automatisch voor een bestaande overeenkomst; daarvoor is een geldige afspraak met de klant nodig. De versiedatum staat bovenaan deze pagina.